Jakie dokumenty trzeba załatwić przed montażem nagrobka?

Wybór nagrobka to jedno, oprócz tego trzeba jeszcze dopilnować formalności na cmentarzu. I właśnie z nimi klienci często mają najwięcej pytań.

Czy potrzebna jest zgoda? Kto może zamówić nagrobek? Czy trzeba zgłaszać montaż? Czy firma może po prostu przyjechać na cmentarz i rozpocząć pracę?

Nie ma tutaj jednej odpowiedzi, która pasowałaby do każdego cmentarza w Polsce.

Poszczególne administracje mają własne regulaminy i własny sposób organizacji prac kamieniarskich. Dlatego przed montażem najlepiej po prostu sprawdzić, czego wymaga zarządca konkretnego cmentarza.

Poniżej zebraliśmy rzeczy, o które najczęściej trzeba zadbać.

Najpierw sprawdź, kto jest dysponentem grobu.

To jedna z najważniejszych kwestii.

W dokumentacji cmentarza zazwyczaj wskazana jest osoba, która dysponuje miejscem grobowym. To ona ma prawo podejmować decyzje dotyczące grobu, w tym również zlecać postawienie albo wymianę nagrobka.

Przy nowych grobach zwykle nie ma z tym problemu. Więcej komplikacji pojawia się przy grobach rodzinnych, które mają kilkanaście lub kilkadziesiąt lat. Czasem osoba wpisana w dokumentacji już nie żyje, czasem opłaty wnosił ktoś inny, a czasem członkowie rodziny nie wiedzą dokładnie, kto formalnie odpowiada za miejsce.

W takiej sytuacji najlepiej wyjaśnić sprawę z administracją jeszcze przed zamówieniem nagrobka. 

Czy potrzebna jest zgoda na montaż?

Bardzo często tak, choć nie zawsze wygląda to tak samo.

Na jednym cmentarzu wystarczy zgłoszenie prac kamieniarskich. Na innym trzeba wypełnić formularz, podać dane wykonawcy i podpisać zgodę dysponenta grobu. Zdarza się też, że administracja wymaga przedstawienia wymiarów albo prostego szkicu nagrobka.

Dlatego nie warto zakładać, że procedura będzie taka sama jak na cmentarzu w sąsiedniej miejscowości. 

Najlepiej zadzwonić do administracji, jeśli jest to cmentarz komunalny, lub najczęściej do księdza, przy cmentarzach parafialnych i zapytać:

„Chcemy zamontować nowy nagrobek. Jakie dokumenty są potrzebne?”

Zwykle po takiej rozmowie wiadomo już dokładnie, co trzeba przygotować, a także jakie opłaty z tym związane trzeba będzie ponieść.  

Upoważnienie dla montażystów

Na części cmentarzy klient musi upoważnić wykonawcę do prowadzenia prac przy grobie.

W zależności od kancelarii może to być upoważnienie ustne lub osobny dokument, podpisany przez dysponenta kwatery. 

Na cmentarzach parafialnych zdarza się też, że do uzyskania zgody na prace potrzebna jest faktura, rachunek za pomnik. 

Trzeba to wszystko sprawdzić najlepiej kilkanaście dni przed montażem, bo czasem brak jednego podpisu potrafi skutecznie zatrzymać pracę w dniu montażu

i narazić klienta na dodatkowe koszty.  

Dokładne dane grobu

Dla firmy montującej nagrobek bardzo ważna jest dokładna lokalizacja miejsca.

Najlepiej przekazać:

• nazwę cmentarza,
• miejscowość,
• imię i nazwisko osoby pochowanej,
• numer kwatery,
• numer rzędu,
• numer grobu,
• zdjęcie obecnego grobu i jego otoczenia.

Zdjęcia są szczególnie pomocne. Dzięki temu ekipa montażowa przyjedzie przygotowana, a prace związane z montażem pójdą sprawniej. 

Można na nich od razu zobaczyć, czy do miejsca prowadzi szeroka alejka, czy nagrobki stoją bardzo blisko siebie, czy występują duże różnice poziomów albo inne utrudnienia przy montażu.

Sama informacja „grób jest niedaleko kaplicy” zazwyczaj nie wystarczy. Odnalezienie grobu przez montażystów, którzy są pierwszy raz na danym cmentarzu nie jest proste. 

I każda dodatkowa informacja ułatwia wszystkim prace. 

Wymiary miejsca też mają znaczenie

To ważne zwłaszcza na starszych cmentarzach.

Teoretyczne wymiary grobu nie zawsze oznaczają, że dokładnie tyle miejsca znajduje się pomiędzy sąsiednimi nagrobkami. Czasami stare pomniki stoją nierówno, są przesunięte albo odstępy pomiędzy miejscami są bardzo małe.

Dlatego przed wykonaniem nagrobka warto miejsce dokładnie zmierzyć.

Jeżeli administracja wymaga projektu albo podania wymiarów pomnika, to trzeba nas o tym poinformować, wyślemy wtedy projekt zamawianego nagrobka, ze wszystkimi potrzebnymi wymiarami. 

Sprawdź opłaty na cmentarzu

Kolejna rzecz to opłaty.

Mogą dotyczyć samego miejsca, przedłużenia prawa do grobu (jeśli grób jest nieopłacony, to żadna administracja nie wyrazi zgody na prace montażowe) albo wykonania prac kamieniarskich. Na niektórych cmentarzach funkcjonują również opłaty związane z wjazdem pojazdu lub prowadzeniem prac.

Nie ma jednej stawki obowiązującej wszędzie. Zwykle na cmentarzach komunalnych opłaty z tym związane wahają się od 200 zł do 1000 zł. Opłaty za tak zwane "otwarcie bramy" czy "pozwolenie na budowę nagrobka" ponosi zamawiający. Oczywiście możemy je opłacić w imieniu klienta w kancelarii, i potem doliczyć je do finalnego rachunku. 

Na cmentarzach parafialnych zwyczajowo opłata wynosi 10% wartości nagrobka, ale też wszystko zależy od danej parafii i księdza, więc nie można tego brać za pewnik, trzeba zapytać osoby która opiekuje się danym cmentarzem.   

Przed montażem dobrze więc upewnić się, że wszystko zostało uregulowane. Jeżeli okaże się, że w dokumentacji widnieje zaległość dotycząca opłacenia prawa do grobu, administracja nie wyrazi zgody na rozpoczęcie prac, dopóki zaległość nie zostanie uregulowana. 

Czy firma może wjechać samochodem na cmentarz?

Nie zawsze.

Przy montażu nagrobka trzeba dostarczyć ciężkie elementy, narzędzia i materiały. Samochód montażowy musi więc dostać się możliwie blisko miejsca wykonywania prac.

Cmentarze mają jednak różne zasady.

Na jednym wystarczy zgłoszenie numeru rejestracyjnego. Na innym trzeba wcześniej uzyskać zgodę. Są również miejsca, gdzie samochody firm kamieniarskich mogą wjeżdżać tylko w określonych godzinach.

Takie kwestie zazwyczaj ustala już wykonawca, ale klient powinien wiedzieć, czy dana firma zajmuje się formalnościami po swojej stronie.

Co ze starym nagrobkiem, czy demontaż jest w cenie nowego nagrobka?

Demontaż i utylizacja starego nagrobka jest dodatkowo płatna. Jeśli zamawiacie państwo demontaż danego nagrobka, trzeba zawsze przesłać jego zdjęcia,

żeby montażyści wiedzieli jakie narzędzia ze sobą zabrać, oraz czy ile mniej więcej zajmie dany demontaż. 

A jeśli grób jest zabytkowy?

Tutaj sytuacja może być bardziej skomplikowana.

Na starych cmentarzach znajdują się groby objęte ochroną konserwatorską albo wpisane do odpowiednich ewidencji. W takim przypadku wymiana nagrobka, jego przebudowa lub nawet częściowy demontaż mogą wymagać dodatkowych uzgodnień.

Jeżeli grób ma charakter zabytkowy, lepiej najpierw porozmawiać z administracją i dopiero później podejmować decyzję o nowym nagrobku.

Podsumowanie, co trzeba sprawdzić i przygotować przed montażem?

Poniżej lista rzeczy do sprawdzenia przed zleceniem montażu nagrobka: 

• kto formalnie dysponuje grobem (jeśli tego nie wiemy, trzeba sprawdzić w administracji lub parafii)
• czy cmentarz wymaga zgłoszenia prac 
• czy potrzebne jest upoważnienie dla wykonawcy,
• czy administracja chce znać wymiary nagrobka,
• czy wszystkie opłaty są uregulowane (w szczególności opłata za grób)
• czy firma może wjechać na teren cmentarza,
• czy miejsce zostało wcześniej dokładnie zmierzone.

Nie brzmi to szczególnie skomplikowanie i w większości przypadków faktycznie takie nie jest. Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy formalności zostawia się na dzień montażu.

Lepiej sprawdzić wcześniej niż przesuwać termin montażu

Najprostsza zasada jest taka: przed wykonaniem nagrobka trzeba zadzwonić do administracji cmentarza.

Kilka minut rozmowy pozwala ustalić, czy trzeba wypełnić formularz, czy potrzebny jest podpis dysponenta, czy obowiązuje dodatkowa opłata i jakie zasady dotyczą firm montażowych.

Dzięki temu w dniu montażu ekipa może zająć się swoją pracą, zamiast zaczynać od szukania administracji i wyjaśniania brakujących dokumentów.

 

* Przepisy i regulaminy poszczególnych cmentarzy mogą się różnić. Przed montażem zawsze warto potwierdzić aktualne wymagania bezpośrednio u zarządcy danego cmentarza.